À l’hôpital de Sedan (550 lits), face à un équipement d’enregistrement analogique vieillissant, le passage au numérique s’est imposé avec le soutien des secrétariats, explique le responsable informatique, Jean François. Une centaine de postes ont été équipés depuis 2009 par la société Dicma avec le logiciel de gestion et de transferts des fichiers (workflow) Speech Exec de Philips. Les secrétariats se sont un peu réorganisés et les médecins, même ceux qui auraient préféré conserver leurs vieilles habitudes analogiques, s’y sont mis avec une formation. « La facilité d’utilisation les a convaincus ». On a commencé par les services de médecine et on a généralisé, sur deux ans, ce qui a permis d’étaler sur la même période la dépense de 50 000 euros. 60 postes sont équipés avec des micros fixes (où l’on dicte face à l’ordinateur) et, à la demande des médecins, 40 avec des enregistreurs mobiles (que l’on pose ensuite sur leur base pour transmettre le fichier son au secrétariat). La solution de dictée est indépendante du dossier patient mais elle pourra évoluer dans une étape ultérieure vers la reconnaissance vocale. Certains médecins la réclament, « mais pour des raisons budgétaires, nous devons procéder par étape. »
Au centre chirurgical Marie Lannelongue (3 unités de 75 lits) au Plessis-Robinson, où la dictée numérique est en place depuis trois ans sur une centaine de postes, la direction informatique profite des investissements consentis dans le cadre du plan Hôpital 2012 pour intégrer directement le compte rendu dans le dossier patient. Retenu lors de l’appel d’offres, le système Hopital Manager de Softway, en cours de déploiement, dispose en effet de son propre logiciel de workflow documentaire et les chirurgiens pourront dicter directement leur compte rendu en ouvrant le dossier. Tout est stocké sur le serveur (technologie web), ce qui est plus facile à gérer pour les informaticiens.
« Nous avons une forte demande pour les enregistreurs autonomes mobiles de la part des médecins », souligne Alain Maimar, DSI. Il n’y en avait que trois jusqu’ici (de marque Olympus). C’est plus fragile et plus cher à l’achat. Avec le nouveau système intégré, il faudra en outre leur adjoindre des lecteurs de codes barres pour identifier le patient.
La dictée numérique fait maintenant le plus souvent partie d’un appel d’offres global, reconnaît Mikaël Grynszpan, chargé du marché santé chez Philips, les systèmes d’information hospitaliers intègrent nos périphériques mais disposent de leur propre workflow. « Beaucoup d’hôpitaux ont entrepris la démarche de la dictée numérique mais pas plus d’une quinzaine l’ont achevé à 100 %. »
La reconnaissance vocale : un travail de longue haleine
Le CH de La Rochelle (1 500 lits) est l’un des rares à être passé au numérique d’abord pour la reconnaissance vocale « Tout est parti de la demande d’une dizaine de radiologues et nous avons déployé sur trois services en trois ans (budget 90 000 euros) », explique Thérèse Lefebvre, responsable des systèmes informatiques de l’hôpital. Les postes ont été équipés de micro Philips SpeechMike avec la possibilité d’utiliser les téléphones comme micro, le clavier numérique permettant l’identification du médecin et du patient. Les radiologues utilisent le workflow Dictaplus avec Speech Magic et ils sont tous très motivés. En revanche, la moitié seulement des six gynécologues s’y est mis, les autres ayant conservé leurs habitudes sur cassettes. En médecine interne, la reconnaissance du vocabulaire très spécifique, a freiné la bonne volonté des médecins. Ce qui n’a nullement découragé Thérèse Lefebvre. D’autres services réclame la reconnaissance vocale et cela rentre dans les projets d’amélioration des pratiques. Le retour d’investissement sur le numérique est réel mais avec la reconnaissance vocale, estime la RSI. Nous allons donc déployer la nouvelle version de Dictaplus et de SpeechMagic dans d’autres services. C’était déjà intégré dans notre dossier patient et cela le sera dans le nouveau système en cours d’appel d’offres. La reconnaissance vocale, c’est un travail de longue haleine.
À l’AP-HP, où la démarche a commencé il y a quatre ans, huit cents licences SpeechMagic ont été déployées sur un potentiel de 2 500 praticiens, souligne Bertrand Lussert, adjoint au directeur du centre de compétence et de services du système d’information patient (dirigé par Eric Lepage). Tandis que 40 % des services sont passés à la dictée numérique. « Tous ont vocation à le faire mais un frein organisationnel subsiste. Pour la reconnaissance vocale, plus coûteuse (1 200 euros/poste contre 100 pour la dictée numérique), sont surtout concernés les secteurs qui produisent des comptes-rendus à partir d’une interprétation, estime Bertrand Lussert, même sinous avons fait quelques expériences dans les services cliniques. »
Ne pas dégrader le dictionnaire
Pour équiper un service, le Centre fait une analyse organisationnelle, accompagne le paramétrage, pratique du coaching sur site pendant les deux premières semaines et forme un profil référent (un utilisateur médecin ou secrétaire). « Les difficultés sont de plusieurs ordres : changement des habitudes de travail du médecin qui considère qu’il n’est pas là pour faire de la bureautique mais prodiguer des soins, entretien du dictionnaire de spécialité qui peut se dégrader si la diction des utilisateurs est mauvaise, difficulté d’intégration de la dictée dans la solution métier (actuellement, c’est du copier-coller) ». Aussi quand un service demande la reconnaissance vocale, il y a un contrat moral avec le chef de service pour le maintien de la qualité du dictionnaire. « Il faut que le médecin soit autonome, sinon cela complique le travail de la secrétaire ». L’informatisation (en cours) du dossier patient de tous les hôpitaux de l’AP-HP avec la solution Agfa Healthcare intègre évidemment la dictée numérique avec ou sans reconnaissance vocale.
À terme, la reconnaissance vocale ne peut que se développer dans le milieu médical. Car les résultats obtenus aujourd’hui sont bluffants en rapidité et en qualité de reconnaissance. Il suffit de faire une démonstration et les médecins suivent.
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