De nombreux obstacles freinent l’installation des jeunes médecins en libéral. Parmi ces obstacles, les obligations comptables et fiscales propres aux travailleurs indépendants qui semblent bien mystérieuses aux futurs libéraux. Or, avec l’aide des associations agréées ou celle des experts-comptables et muni de quelques conseils judicieux, le médecin qui s’installe peut facilement réussir ces aspects de son installation. Voici les principaux points à examiner.
Démarrer la comptabilité
Quand on commence une activité libérale, le premier réflexe à acquérir, celui qui sera le plus important tout au long de votre vie professionnelle, c’est de récolter le plus possible de pièces justificatives. Même si vous n’êtes pas certain qu’une dépense est déductible, vous devez garder la facture ou le justificatif du paiement. En effet, pour pouvoir déduire une dépense, il faut obligatoirement (à de rares exceptions) avoir le justificatif correspondant. Et si vous êtes soumis à la TVA (si vous faites des actes d’esthétique), vous devez également vérifier que le taux et le montant de la TVA figurent bien sur la facture.
Vous pouvez commencer à rassembler vos justificatifs dès le début de vos formalités d’installation puisque certaines dépenses, bien qu’elles aient été payées avant la date d’installation, sont déductibles. C’est le cas, par exemple, des frais de prospection.
Le compte bancaire professionnel
Ouvrez dès que possible un compte bancaire professionnel. Il s’agit d’un compte « fiscalement » professionnel qui vous servira à encaisser toutes vos recettes professionnelles et à payer toutes vos dépenses professionnelles. Pour votre banque, ce peut donc être un compte de particulier qui vous coûtera moins cher qu’un compte professionnel. Mais toutes les banques ne l’acceptent pas.
Pour alimenter ce compte, tant que vous n’aurez pas perçu d’honoraires, vous ferez des « apports » personnels depuis votre compte privé. Et, ultérieurement, vous ferez des « prélèvements » personnels à partir de votre compte professionnel pour alimenter votre compte privé.
Les prélèvements
Au début, il faudra être très prudent. Nombre de jeunes médecins ont tendance à confondre recettes et bénéfice ! Or il ne faut pas oublier que, vers la fin de l’année suivant celle de votre installation, vous aurez à régulariser l’impôt sur le revenu, ainsi que les charges sociales personnelles calculés sur le bénéfice de cette année d’installation. Si l’on considère que les dépenses professionnelles représentent souvent 45 % des recettes, il faut encore enlever l’impôt sur le revenu (selon votre taux moyen d’imposition prévisible). Vous pourrez donc, si ce taux moyen est de 25 %, prélever pour votre usage personnel 40 % de vos recettes. Mais ce pourcentage sera variable en fonction de votre spécialité (il est évident qu’un psychiatre a moins de dépenses qu’un radiologue) et du taux d’imposition à l’impôt sur le revenu de votre foyer fiscal.
Adhérer à une association agréée
L’adhésion à une association agréée (AGA) est indispensable. Si vous n’adhérez pas à un tel organisme, votre bénéfice libéral sera majoré de 25 % avant d’être soumis à l’IR (l’impôt sur le revenu) ! Vous pouvez adhérer à une association agréée dans les cinq premiers mois du début d’activité.
Il est vrai que cette majoration va être progressivement supprimée. Elle passera à 20 % pour les revenus de 2020, 15 % pour ceux de 2021 et 10 % pour ceux de 2022. Elle sera complètement supprimée à compter des revenus de 2023. Mais d’ici là, l’adhésion sera nécessaire pour échapper à la majoration. De plus, si vous n’avez pas d’expert-comptable, l’association agréée vous apportera, pour une cotisation modique, une aide précieuse en matière fiscale et comptable.
Déduire les dépenses professionnelles
Pour savoir si une dépense est déductible, vous devez vous demander si elle est « nécessitée par l’exercice de votre profession » et être nécessaire à l’acquisition de votre revenu professionnel. Et vous devez vous imaginer devant votre inspecteur des impôts : pensez-vous pouvoir lui faire admettre le caractère déductible de la dépense ? Si oui, n’hésitez pas. Si non, renoncez.
Si vous déduisez une dépense de réception, vous devez donner le nom de la personne ou des personnes invitées et expliquer pourquoi vous les avez invitées. Attention, l’administration refuse les frais de réception faits les samedis et les dimanches. Et concernant les vêtements, elle considère que vous ne pouvez déduire que les vêtements professionnels (comme des blouses), et non ceux qui sont portés dans la vie courante.
La voiture professionnelle
Si vous pensez utiliser votre voiture pour vos déplacements professionnels, ou si vous souhaitez acheter un nouveau véhicule, il faut savoir que tout a été fait par l’administration pour que les différents modes d’acquisition du véhicule professionnel aboutissent, à peu de chose près, au même résultat. N’écoutez pas par conséquent votre concessionnaire automobile s’il vous raconte que si vous prenez votre voiture en leasing ou en LOA, vous pourrez déduire la totalité de vos frais de voiture.
En réalité, le principal choix à faire est entre déduction des frais réels et déduction du barème kilométrique.
Pour votre première année d’exercice libéral, nous vous conseillons fortement d’opter pour le barème kilométrique. D’une part, parce qu’il vous engage moins que le système des frais réels. Si vous le souhaitez, vous pourrez, l’année prochaine, passer aux frais réels. L’inverse est plus compliqué. D’autre part, parce qu’il est beaucoup plus simple : vous n’avez pas de pièces justificatives à rassembler et à comptabiliser. Il vous suffira de déterminer le nombre de kilomètres que vous aurez effectués à titre professionnel depuis votre installation. Et ce n’est pas la peine de le calculer au kilomètre près, comme certaines AGA le demandent, puisqu’il s’agit d’une évaluation forfaitaire.
Déduire des dépenses du domicile
Vous ne pourrez le faire que si vous ne disposez pas, par ailleurs, d’un cabinet à votre usage exclusif. Ce sera le cas, par exemple, si vous exercez en clinique et si vous partagez un local avec d’autres chirurgiens.
Si vous êtes locataire de votre domicile, pas de problème, vous pourrez déduire une fraction de votre loyer et des autres dépenses (assurance, électricité, etc.), au prorata de la surface occupée à titre professionnel par rapport à la surface totale de l’appartement.
Par contre, si vous êtes propriétaire de votre résidence principale, nous vous déconseillons de déduire des frais liés à cet appartement, vous risquez de perdre une partie de l’exonération de plus-value qui s’attache à la résidence principale. Un risque très élevé pour une déduction relativement faible !
Tenir sa comptabilité
Si vous voulez tenir seul votre comptabilité, ce qui est possible avec l’aide de votre AGA, il y a un point très important à respecter : il ne faut pas se contenter de la tenir sur un tableur comme Excel. En effet, l’administration exige désormais que les « fichiers des écritures comptables » puissent lui être envoyés sous une forme déterminée et obligatoire lui permettant de les traiter. Cela vous oblige par conséquent à utiliser, pour faire vous-même votre comptabilité, un logiciel du commerce, agréé par l’administration fiscale.
Vous pouvez aussi choisir de vous faire assister par un expert-comptable. L’avantage pour vous sera de bien démarrer votre vie fiscale ! Dans ce cas, choisissez un professionnel connaissant bien les professions médicales et leurs particularités comptables et fiscales et évitez les très gros cabinets comptables où vous représenterez un très faible pourcentage du chiffre d’affaires et où vous serez traité par le dernier stagiaire arrivé…
Évitez également la belle-sœur de votre concierge qui fait des comptabilités « occultes » le week-end mais qui peut vous coûter très cher si elle se trompe dans les déclarations puisque, bien entendu, elle n’a pas d’assurance de responsabilité civile…
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