LE PRINCIPE DE BASE est simple : si vous mangez seul au restaurant, il s’agit pour l’administration d’un « repas », si vous invitez une ou plusieurs personnes, on est en face de « frais de réception ». Et ces deux catégories de dépenses professionnelles suivent des règles très différentes.
• LES FRAIS DE RÉCEPTION
Commençons par les frais de réception et par une nouvelle distinction entre les médecins conventionnés secteur I et les conventionnés secteur II.
- En secteur I :
Les conventionnés secteur I jouissent en effet depuis des temps immémoriaux d’une faveur fiscale inestimable : ils peuvent déduire certaines dépenses sous la forme d’une déduction forfaitaire égale à 2 % de leurs recettes brutes. Parmi ces dépenses, les cadeaux professionnels, le blanchissage, les petits déplacements et… les frais de réception ! Il ne leur est donc pas nécessaire de se compliquer la vie à demander des notes de restaurant, à les comptabiliser et, éventuellement, à les justifier. Une simple multiplication et le tour est joué.
Seule condition, à respecter strictement : ne pas comptabiliser à un poste de « charges » une dépense couverte par la déduction forfaitaire. Sinon les 2 % sont rejetés. Si l’on a payé avec le compte professionnel une dépense de réception, il faut la comptabiliser en « prélèvement personnel ».
Les conventionnés secteur I peuvent éventuellement renoncer à cette déduction pour déduire des frais réels plus élevés mais ce n’est pas vraiment conseillé, la déduction des frais de réception pouvant être contestée, comme nous allons le voir, alors que les 2 % ne peuvent pas l’être.
On remarquera enfin que les frais de repas ne sont pas inclus dans les frais couverts par la déduction de 2 %. Ils peuvent donc être déduits même si l’on opte pour cette déduction.
- En secteur II :
Pour les médecins conventionnés secteur II qui ne bénéficient pas de la déduction de 2 % se pose donc la question de la déduction des frais réels de réception. Selon une instruction datant du 10 mai 1988, ces dépenses de réception sont déductibles dès lors « qu’elles sont exposées dans l’intérêt de l’exploitation, qu’elles sont dûment justifiées et qu’elles sont dans un rapport normal avec l’activité de l’exploitant et l’avantage qu’il en attend ».
Il faut donc tout d’abord que la dépense, comme toutes les autres dépenses professionnelles, soit « nécessitée par l’exercice de la profession ». En cas de vérification, vous devrez donc pouvoir expliquer pourquoi vous avez invité telle ou telle personne au restaurant et quel intérêt professionnel vous pensiez en retirer.
Les motifs que vous pouvez donner sont multiples : installation, changement de cabinet, nouvelle spécialité, baisse d’activité (il faut relancer la clientèle), etc. Et si vos recettes augmentent, cela justifie le bien-fondé de vos invitations !
Attention, l’administration n’accepte pas toutes les explications les yeux fermés. Elle n’aime pas spécialement les restaurants des samedis et, surtout, des dimanches, elle refuse presque toujours la déduction, même partielle, des réceptions données pour des fêtes familiales ou privées, comme les mariages, les communions, ou la remise de la Légion d’Honneur, même s’il y a des clients parmi les invités. Et si vous déduisez une note de restaurant le jour de votre anniversaire de mariage ou pour la Saint Valentin, vous risquez fort qu’elle soit rejetée…
Il faut également, comme pour toute dépense professionnelle, que celle-ci soit appuyée d’une pièce justificative, une note de restaurant sur laquelle il est conseillé d’inscrire le nom de la ou des personnes invitées. Si vous êtes nouvellement assujetti à la TVA, vérifiez que la note mentionne le taux de TVA et le montant de la TVA, vous pourrez la « récupérer ». Et si vous organisez une réception à votre domicile, là encore, vous devrez rassembler tous les justificatifs des dépenses pour pouvoir les déduire.
Dernière appréciation faite par l’administration : le montant annuel des frais de réception. Il est impossible de donner une règle précise, voire un montant approximatif de dépense déductible. L’appréciation est faite au cas par cas en fonction des particularités de chaque contribuable et des habitudes de chaque inspecteur…
À titre de repère, on peut comparer le total des dépenses de réception, cadeaux professionnels, blanchissage et petits déplacements à 2 % des recettes brutes (la ligne 1 de la déclaration 2035). Cela donne une idée de ce que l’on peut déduire sans prendre trop de risques.
•ØLES FRAIS DE REPAS
Passons maintenant aux frais de repas – quand vous mangez seul – qui démontrent une fois de plus la faculté qu’a l’administration fiscale de monter une magnifique usine à gaz en partant d’une idée simple.
Premier point : contrairement aux salariés, vous ne pouvez pas déduire ces frais de repas de façon forfaitaire, même si vous allez tous les jours au même restaurant ou à la même cantine. Vous devez donc avoir obligatoirement une pièce justificative qui peut être un relevé hebdomadaire ou mensuel.
Il faut ensuite que la distance entre votre domicile et votre lieu de travail soit telle qu’elle vous empêche de rentrer chez vous pour manger. Ce que l’on peut comprendre. Mais il faut également que cette distance ne soit pas « anormale », c’est-à-dire trop importante. Si c’est le cas, vous serez pénalisé et vous ne pourrez rien déduire… sauf si l’éloignement entre votre domicile et votre cabinet est indépendant de votre volonté. Pour juger de cette absence de volonté, l’administration donne des exemples qui englobent à peu près toutes les situations que peut rencontrer un contribuable moyen (travail du conjoint, école des enfants, raisons de santé, problèmes financiers, etc.). Résultat : dans pratiquement tous les cas, vous pourrez déduire vos frais de repas si vous n’avez pas le temps de rentrer chez vous.
Mais ce n’est pas fini car la totalité de la dépense de repas n’est pas déductible : ce sont uniquement les « frais supplémentaires » qui sont pris en compte. Il faut donc effet retrancher du montant effectivement payé :
- La valeur du repas pris au domicile, fixée à 4,45 euros pour les revenus de 2012 (et à 4,55 euros pour ceux de 2013),
- La fraction excédant 17,40 euros pour 2012 (et 17,70 euros pour 2013).
On peut donc déduire au maximum 12,95 euros par repas.
Signalons enfin que les repas et les frais de réceptions correspondant à des déplacements professionnels, notamment lors des congrès et des séminaires, sont déductibles en totalité.
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