Les journées sont longues dans le cabinet. Une étude de la Direction de la recherche, des études, de l'évaluation et des statistiques (DREES) montre que les généralistes consacrent 50 heures ou plus de travail hebdomadaire à leur exercice[1]. Les tâches de gestion et de secrétariat pèsent donc relativement lourd dans le temps passé au cabinet (4 heures en moyenne par semaine). Sans parler du ménage ! « Un médecin sur sept (14 %) déclare effectuer lui-même l'entretien des sols des locaux, une charge non négligeable puisque environ 80 minutes par semaine y sont alors consacrées », remarque la DREES.
Et pourtant, il est tout à fait possible de déléguer ou recourir à des solutions digitales.
Bien s’entourer
C’est le secret d’un bel exercice. Il est possible de recruter à temps plein ou partiel la bonne secrétaire médicale. Pour régler des prestations de services comme le ménage ou la maintenance informatique du cabinet médical, un praticien peut recourir au CESU.
Quelques soient les modalités d’embauche choisies, le médecin devra respecter scrupuleusement le droit du travail, quitte à se faire conseiller, si besoin est, par un syndicat de médecins, un juriste ou un avocat spécialisé[2].
L’embauche
Cet acte important engage les deux contractants. « Le code du travail et la convention collective doivent être respectés à la lettre et tout contrat doit être rédigé avec attention. C'est lui qui fera foi en cas de litige devant les différentes juridictions que peuvent saisir le salarié ou l'employeur », selon le Syndicat des médecins libéraux[3].
La fiche de paie
Différents éléments doivent figurer sur la fiche de paie :
- charges sociales, taxes sur les salaires,
- congés payés, transport,
- grille des salaires.
Certains sites Internet proposent des modèles de fiches de paie [4]. Pour l’aider dans sa tâche, le praticien peut aussi recourir à un logiciel spécialisé ou faire appel à un expert comptable.
La complémentaire santé obligatoire
La loi de sécurisation de l’emploi (14 juin 2013) et le décret correspondant (8 septembre 2014) ont rendu obligatoire la mise en place d’une complémentaire santé par toutes les entreprises au profit de leurs salariés. Certains syndicats de médecins comme MG France ont négocié une complémentaire santé répondant à cet impératif[5].
Des outils numériques bien utiles
Pour retrouver du « temps médical », recourir au digital s’avère une solution alternative ou complémentaire. Les outils numériques faciliteront la tâche de la secrétaire, permettront de mieux partager le dossier médical dans une maison de santé pluridisciplinaire ou encore, de recouvrer plus efficacement les tiers payants ou les consultations non honorées.
S’affranchir des rendez-vous par téléphone
Faire appel à un service de prise de rendez-vous par Internet facilite la tâche du praticien. Comme dans un agenda « classique », le médecin décidera de ses disponibilités et du temps consacré, ses plages de consultations sans rendez-vous, d’absence du cabinet (travail à l’hôpital certains matins, mercredi consacré aux enfants par exemple). Il pourra, à sa convenance, modifier son agenda en ligne qui le suivra partout. D’autant que les rappels automatiques, la veille, par SMS, permettront de limiter les risques d’oublis de la part des patients, et donc les rendez-vous non honorés.
Mieux gérer sa comptabilité
Faire appel à une association de gestion agréée ou à un expert-comptable permet de déléguer sa comptabilité, particulièrement chronophage pour un professionnel de santé. Pour autant, le comptable aura besoin d’éléments et de pièces qu’il faudra lui fournir. A cet égard, le numérique, via un logiciel de gestion, peut s’avérer grandement utile pour :
- paramétrer l’accès à son compte bancaire,
- calculer automatiquement ses recettes et dépenses
- collecter les informations comptables sur un seul outil
- calculer ses indemnités kilométriques…
Et pourtant, il est tout à fait possible de déléguer ou recourir à des solutions digitales.
Bien s’entourer
C’est le secret d’un bel exercice. Il est possible de recruter à temps plein ou partiel la bonne secrétaire médicale. Pour régler des prestations de services comme le ménage ou la maintenance informatique du cabinet médical, un praticien peut recourir au CESU.
Quelques soient les modalités d’embauche choisies, le médecin devra respecter scrupuleusement le droit du travail, quitte à se faire conseiller, si besoin est, par un syndicat de médecins, un juriste ou un avocat spécialisé[2].
L’embauche
Cet acte important engage les deux contractants. « Le code du travail et la convention collective doivent être respectés à la lettre et tout contrat doit être rédigé avec attention. C'est lui qui fera foi en cas de litige devant les différentes juridictions que peuvent saisir le salarié ou l'employeur », selon le Syndicat des médecins libéraux[3].
La fiche de paie
Différents éléments doivent figurer sur la fiche de paie :
- charges sociales, taxes sur les salaires,
- congés payés, transport,
- grille des salaires.
Certains sites Internet proposent des modèles de fiches de paie [4]. Pour l’aider dans sa tâche, le praticien peut aussi recourir à un logiciel spécialisé ou faire appel à un expert comptable.
La complémentaire santé obligatoire
La loi de sécurisation de l’emploi (14 juin 2013) et le décret correspondant (8 septembre 2014) ont rendu obligatoire la mise en place d’une complémentaire santé par toutes les entreprises au profit de leurs salariés. Certains syndicats de médecins comme MG France ont négocié une complémentaire santé répondant à cet impératif[5].
Des outils numériques bien utiles
Pour retrouver du « temps médical », recourir au digital s’avère une solution alternative ou complémentaire. Les outils numériques faciliteront la tâche de la secrétaire, permettront de mieux partager le dossier médical dans une maison de santé pluridisciplinaire ou encore, de recouvrer plus efficacement les tiers payants ou les consultations non honorées.
S’affranchir des rendez-vous par téléphone
Faire appel à un service de prise de rendez-vous par Internet facilite la tâche du praticien. Comme dans un agenda « classique », le médecin décidera de ses disponibilités et du temps consacré, ses plages de consultations sans rendez-vous, d’absence du cabinet (travail à l’hôpital certains matins, mercredi consacré aux enfants par exemple). Il pourra, à sa convenance, modifier son agenda en ligne qui le suivra partout. D’autant que les rappels automatiques, la veille, par SMS, permettront de limiter les risques d’oublis de la part des patients, et donc les rendez-vous non honorés.
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[1] Portrait des professionnels de santé, Edition 2016, DREES
[2] Consulter sur le site Liberaletvous.fr http://www.liberaletvous.fr
[5] http://www.mgfrance.org/index.php/exercice/le-medecin-employeur/fiche-d…La rédaction n’a pas participé à l’élaboration de cet espace, réalisé par l’Agence scientifique du Quotidien du Médecin.
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